Menu

REGULAMIN KONKURSU PR WINGS

§1
POSTANOWIENIA OGÓLNE

  1. Organizatorem konkursu pod nazwą „PR Wings” (dalej „Konkurs”) jest Stowarzyszenie Agencji Public Relations (SAPR) z siedzibą w Warszawie, wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XIII wydział Gospodarczy pod numerem KRS: 0000876630, NIP: 951-251-26-01, REGON: 387911368 (dalej „Organizator”).
  2. Ciałem decyzyjnym w kwestiach takich jak: regulamin, kwestie sporne, prace organizacyjne itp. jest Organizator, reprezentowany przez Zarząd SAPR.
  3. Audytorem Konkursu jest osoba fizyczna, prawna lub jednostka organizacyjna wybierana przez Organizatora (dalej „Audytor”), do której zadań należy: nadzór nad zgodnością prac jury, tajnością Konkursu, sprawdzanie wyników głosowania zgodnie z Regulaminem, dostarczenie wyników Konkursu na wręczenie nagród „PR Wings”. Nad prawidłowym przebiegiem Konkursu PR Wings 2024 czuwa Kancelaria Osborne Clarke Olkiewicz Świerzewski i Wspólnicy S.K.A. (dalej „Osborne Clarke”).
  4. Konkurs „PR Wings” ma wyłonić i nagrodzić najbardziej efektywne, kreatywne i innowacyjne projekty public relations zrealizowane w 2023 oraz promować profesjonalne i etyczne praktyki w zakresie public relations.

§2
ZGŁOSZENIA i UCZESTNICY

  1. W Konkursie „PR Wings” można zgłaszać projekty, które były realizowane pomiędzy 1 stycznia 2023 r. a 30 czerwca 2024 r.
  2. Do Konkursu „PR Wings” nie mogą być zgłaszane projekty, które były prezentowane w jego poprzednich edycjach.
  3. Uczestnikami Konkursu (dalej „Uczestnik”) mogą być podmioty z branży PR i marketingowej, reklamy oraz agencje digital i interaktywne, firmy prywatne, administracja publiczna, media, organizacje pozarządowe i wszystkie inne, których zgłoszenia wpisują się w kategorie Konkursu „PR Wings”.
  4. Jeżeli Uczestnik należy do grupy agencji, może dopisać do zgłoszenia nazwy innych podmiotów zaangażowanych w realizację zgłaszanego projektu lub nazwy rupy, w ramach której działa podmiot zgłaszający.
  5. W przypadku, gdy Uczestnikiem jest podmiot realizujący zgłaszany projekt jako usługodawca, taki Uczestnik w każdym zgłoszeniu musi przedstawić nazwę podmiotu (dalej „Klient”), dla którego zrealizował projekt. Klient może być współzgłaszającym w Konkursie.
  6. Jeśli projekt był prowadzony przez więcej niż jednego Uczestnika, podmioty mogą zgłosić go do Konkursu wspólnie (dalej „Zgłoszenie Wspólne”). Równocześnie Organizator nie odpowiada za pominięcie takiego (czyli kolejnego) podmiotu w zgłoszeniu.
  7. Organizator ma prawo do podjęcia decyzji o zakwalifikowaniu projektu jako Zgłoszenie Wspólne, jeśli ten sam projekt zostanie zgłoszony przez maksymalnie cztery podmioty –Uczestnika dokonującego zgłoszenia (dalej ,,Uczestnik Zgłaszający”)i maksymalnie trzech Współzgłaszających, czyli podmioty inne niż Uczestnik Zgłaszający,  spełniające kryteria § 2 pkt 1 i pkt 2 powyżej (dalej „Współzgłaszający”).
  8. Organizator przewiduje w przypadku jednego Zgłoszenia maksymalnie jednego Uczestnika Zgłaszającego oraz do trzech Współzgłaszających.
  9. Uczestnik Zgłaszający jest odpowiedzialny proceduralnie za poprawność Zgłoszenia i to z nim, w przypadku niejasności i konieczności doprecyzowania zgłoszenia, będzie kontaktował się Organizator.
  10. W przypadku wygranej laureatami są zarówno Uczestnik Zgłaszający jak i wszyscy Współzgłaszający (są wymieniani razem).
  11. Jednoosobowe zaproszenie na galę „PR Wings” (dalej ,,Gala„), o którym mowa w § 6 pkt 2 otrzymuje tylko Uczestnik Zgłaszający. Współzgłaszający mogą dokupić dodatkowe zaproszenie na Galę zgodnie z procedurą określoną w § 6 pkt 3 i pkt 4.
  12. W przypadku wygranej w danej kategorii jedną statuetkę „PR Wings” otrzymuje tylko Uczestnik Zgłaszający. Współzgłaszający zwycięskiego projektu mogą dokupić dodatkowe statuetki stanowiące nagrodę zgodnie z procedurą określoną w § 6 pkt 6.
  13. Do Konkursu (szczegółowy opis na stronie prwings.pl) można zgłaszać projekty w następujących kategoriach (dalej „Kategorie”):
    1. Kategorie podstawowe
      1. PR korporacyjny;
      2. PR Produktowy;
      3. Komunikacja kryzysowa;
      4. Public Affairs i Lobbying;
      5. ESG i CSR – odpowiedzialność społeczna, środowiskowa i ład korporacyjny;
      6. Komunikacja w mediach społecznościowych i influencer marketing;
      7. Angażujący event;
      8. Komunikacja Business to Business;
      9. Efektywność roku;
      10. Employer branding
      11. Komunikacja wewnętrzna
      12. Komunikacja z wykorzystaniem narzędzi AI
      13. Ochrona przed dezinformacją
      14. Kampania edukacyjna
    2. Kategorie sektorowe
      1. Transport, spedycja, logistyka
      2. Technologia i innowacje
      3. Branża FMCG
      4. Rynek zdrowia
      5. Nieruchomości, budownictwo, infrastruktura
      6. Branża motoryzacyjna
      7. Sport, turystyka, hotelarstwo
      8. Przemysł, chemia, energetyka
      9. Finanse i ubezpieczenia
  14. Jeden projekt można zgłaszać do kilku Kategorii. Warunkiem koniecznym jest uiszczenie przez Uczestnika określonych w § 3 opłat za każde ze zgłoszeń w każdej Kategorii.
  15. Przewodniczący jury i Organizator zastrzegają sobie prawo do zmiany Kategorii danego projektu, jeśli w ich ocenie należy go zgłosić do innej Kategorii. Zmiana Kategorii zostanie wcześniej potwierdzona z Uczestnikiem Konkursu.
  16. Zgłoszenie zostaje przyjęte i zakwalifikowane do Konkursu „PR Wings”, jeśli formularz został wypełniony zgodnie z wytycznymi i został zgłoszony w formie elektronicznej na platformie https://jury.prwings.pl/ (dalej „Platforma”), pliki zawierają nazwę kampanii, zostało złożone oświadczenie o prawdziwości danych zawartych w plikach, a na adres kontakt@sapr.com.pl zostało przesłane potwierdzenie dokonania wpłaty. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne problemy techniczne, mające wpływ na wypełnienie formularza.
  17. W zgłoszeniu należy w sposób precyzyjny wskazać, czy projektowi towarzyszyły działania reklamowe i/lub inne działania marketingowe i przedstawić efekty, jakie zostały osiągnięte wyłącznie w ramach kampanii PR.
  18. Zgłaszający dodaje oświadczenie, że ma prawo lub zgody, aby zgłosić dany projekt/kampanię do Konkursu od Klienta.
  19. Uczestnik udziela Organizatorowi praw oraz nieodpłatnej licencji do nieograniczonego czasowo i terytorialnie przechowywania projektów i materiałów oraz korzystania z nich w następujących celach: promowanie Konkursu, promowanie Uczestników, działania informacyjne i reklamowe, wydawanie elektronicznych lub papierowych katalogów/materiałów marketingowych, wystaw, pokazów i publicznych prezentacji, publikowanie w prasie i mediach, w celach szkoleniowych i innych celach związanych z Konkursem (na polach eksploatacji wskazanych w Art. 50 ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych). Licencja obejmuje prawo do udzielania dalszych licencji (sublicencji). Zgodnie z postanowieniem Organizator nie złamie tym samym przepisów zawartych w ustawie z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Treści zgłoszeń stają się jego własnością z chwilą przekazania, podobnie jak nieograniczona czasowo i terytorialnie licencja na korzystanie z materiałów zawartych w Zgłoszeniu. W przypadku, kiedy Zgłoszenie konkursowe zawiera wizerunek osób trzecich, Uczestnik oświadcza, że posiada zgodę na publikację ich wizerunku w związku z niniejszym Konkursem.
  20. Wszystkie projekty zgłoszone do Konkursu, niezależnie od zgłoszonej Kategorii, zgodnie postanowieniami § 7 poniżej biorą udział w wyborze Nagrody Specjalnej SAPR.

§3
OPŁATY

  1. Opłat za zgłoszenie projektu do jednej lub więcej Kategorii dokonuje Uczestnik i Współzgłaszający. Uczestnik/Współzgłaszający dokonują opłat za pośrednictwem strony www.evenea.pl. Informacje na temat procesu dokonywania płatności zostaną przekazane Uczestnikom na Platformie lub w wiadomości potwierdzającej przyjęcie zgłoszenia.   
  2. Wysokość opłaty jest uzależniona od daty zgłoszenia projektu do Konkursu oraz od posiadania członkostwa w Stowarzyszeniu Agencji Public Relations i wynosi odpowiednio:
  1. I termin: 25 czerwca – 21 lipca 2024 r. – 690 zł netto za każde zgłoszenie
  2. II termin: 22 lipca – 18 sierpnia 2024 r. – 990 zł netto za każde zgłoszenie
  3. III termin (last minute): 19 sierpnia – 4 września 2024 r. – 1 290 zł netto za każde zgłoszenie
  1. Podmioty zrzeszone w SAPR biorące udział w Konkursie „PR Wings” otrzymują 25% rabat od powyższych opłat.
  2. Instytucje administracji publicznej, organizacje pozarządowe oraz kultury mogą ubiegać się o specjalny rabat, który indywidualnie przyznaje Organizator. Wnioski o rabat należy kierować na adres: kontakt@sapr.com.pl
  3. Opłata obejmuje: czynności kwalifikacji zgłoszenia, ocenę przez jury, potencjalną kwalifikację do finału, wręczenie nagród w przypadku, gdy projekt zostanie zakwalifikowany do finału (zgodnie z procedurą opisaną w §5, pkt. 4) rozumianą jako jeden wstęp na Galę rozdania nagród, o ile taka będzie mogła być zorganizowana, a w przypadku zwycięstwa – jedną statuetkę.

§4
JURY

  1. Zwycięskie projekty są wyłaniane przez jury Konkursu (dalej „Jury”) wybrane przez Organizatora.
  2. Wszyscy członkowie Jury przed rozpoczęciem prac składają oświadczenie, że zapoznali się z Regulaminem Konkursu i zobowiązali się do jego przestrzegania, podpisali deklarację zaangażowania w prace Jury oraz oświadczenie o zachowaniu poufności.
  3. Nagrodzone projekty są ogłaszane w dniu ustalonym przez Organizatora. Wyniki zostaną przekazane w zamkniętych kopertach przez Audytora Konkursu oraz ogłoszone podczas uroczystości wręczenia nagród „PR Wings”.
  4. Spośród jurorów Organizator powołuje przewodniczącego grupy jurorskiej (dalej „Przewodniczący Jury”), którego rolą jest nadzorowanie prac Jury. Podczas oceny projektów Przewodniczący Jury ma prawo do oddania takiego samego głosu jak pozostali jurorzy.
  5. Wybór Przewodniczącego Jury Organizator dokonuje nie później niż w dniu rozpoczęcia głosowania Jury.
  6. Każdy członek Jury ocenia zgłoszenia konkursowe tylko w ramach przypisanych mu przez Organizatora Kategorii.
  7. Jury zostaje podzielone przez zarząd Organizatora na grupy robocze. Każda z grup wybiera większością głosów Przewodniczącego Grupy, którego rolą jest moderowanie dyskusji i pilnowanie, czy ocena zgłoszeń przebiega zgodnie z kryteriami przyjętymi w § 5 pkt. 2  Regulaminu.
  8. W przypadku konfliktu pomiędzy Przewodniczącym Grupy a członkami grupy, wszelkie spory rozstrzyga Przewodniczący Jury.
  9. Juror nie ma prawa do oceny projektów, jeśli jest autorem ocenianego projektu, zarządza/zarządzał Agencją/podmiotem zgłaszającym dany projekt lub pracował w zespole realizującym projekt. W takich przypadkach, jeśli system nie wyłączył go z głosowania, jest on zobowiązany do zaznaczenia na Platformie lub w formularzu oceny „wstrzymuję się od głosu”/„konflikt interesów” w ocenie tego zgłoszenia.
  10. Jurorzy otrzymują od Organizatora dostęp do Platformy, gdzie będą znajdować się zgłoszone projekty i osoby konkursowe.
  11. Audytor, Organizator oraz Przewodniczący Jury monitorują postęp prac członków Jury.

§5
OCENY PROJEKTÓW

  1. Projekty zostaną wybrane przez Jury online indywidualnie lub podczas bezpośredniego spotkania. Prace jury przewidziane są w terminie pomiędzy 9 września – 6 października 2024 r. Celem prac jury i głosowania jest wyłonienie zwycięzcy w każdej Kategorii. W szczególnej sytuacji Organizator może przedłużyć czas przyjmowania zgłoszeń (na wniosek jurorów lub z własnej inicjatywy).
  2. Wszystkie projekty oceniane są w punktacji od 1-10 za poszczególne poniższe obszary:
    1. Wyzwanie i analiza – określenie barier, jakie były wymagane do przezwyciężenia w ramach projektu, kontekst rynkowy/społeczny i jego zrozumienie przez Uczestnika. Jury określa też stopień skomplikowania i trudności całego projektu. Dodatkowo oceniane jest analityczne podejście do wyzwania, głębokość analizy i jej wniosków do strategii, w tym zakres wykonanych badań z wykorzystaniem określonych metod i technik badawczych. Tutaj w szczególności promowane są projekty, w ramach których wykonano analizy, do których zastosowano zaawansowane techniki i metody, takie jak badania społeczne, jakościowe/ilościowe, badania zmian zachowań konsumenckich, analizy medialne.
    2. Strategia i idea: określenie kluczowych obserwacji analitycznych (insights), na bazie których stworzono strategię i odpowiednie dopasowanie celów komunikacyjnych. Celem jurorów będzie określenie, czy idea komunikacyjna była adekwatna do zdiagnozowanych w toku badań wyzwań, czy była odpowiednia do postawionych celów, czy była innowacyjna i oryginalna w ramach analizowanej kategorii. Jurorzy będą oceniali sposób, w jaki Uczestnik dobrał środki oddziaływania na grupy docelowe oraz przekazy komunikacyjne i jakich efektów (KPI) się spodziewał.
    3. Kreacja: jurorzy oceniają, w jakim stopniu strategia i idea komunikacyjna zostały odzwierciedlone w kreacji. Analizowane będzie to, czy przekaz i forma korelowały ze sobą i były względem siebie spójne.
    4. Taktyka: jurorzy będą zwracali uwagę na dobór narzędzi komunikacyjnych do strategii, a także na to, jak w stosunku do założonych celów działania rozplanowano w czasie (harmonogram).
    5. Ewaluacja: pokazanie realnego wpływu projektu na osiągnięcie założonych celów lub oczekiwaną zmianę. Promowane są tutaj udokumentowane efekty (badania własne lub przeprowadzone przez niezależny instytut). Jeżeli celem działań dla Klienta była zmiana postaw wśród określonych interesariuszy (nie tylko Klienta końcowego), oceniane będzie wykorzystanie ankiet i badań (badania jakościowe, CAWI, CATI, FGI czy IDI.) Warto przedstawić następujące wskaźniki:
      1. wskaźniki marki: wskaźniki świadomościowe (świadomość, świadomość spontaniczna etc.), wskaźniki wizerunkowe (skojarzenia, wartości, intencja zakupu etc.);
      2. wskaźniki mediowe (earned, shared, owned, paid): reach, impression, zasięg płatny versus organiczny w SM, engagement (shares, likes, views etc.), liczba ogólnych wyników (we wszystkich źródłach), kryterium wydźwięku: pozytywnego, negatywnego, najbardziej interaktywne wpisy w kanałach social media, najaktywniejsze strony, na których występuje marka;
      3. wskaźniki sprzedaży: wewnętrzne dane Klienta, pokazujące przykładowo to, jak dana kampania wpłynęła na sprzedaż, np. ujęcie year-to-year.
  3. Po zakończeniu głosowania Audytor w każdej z kategorii dokonuje podliczenia punktów zdobytych przez poszczególne Zgłoszenia i przedstawia Organizatorowi wyniki głosowania. Audytor przekaże te informacje w terminie nie dłuższym niż tydzień od zakończenia głosowania Jurorów.
  4. Przyjmuje się, że nominowane do nagrody PR Wings są trzy projekty w każdej kategorii, które uzyskały największą liczbę punktów.
  5. Lista Nominacji będzie dostępna na stronie www.prwings.pl, a także Organizator przekaże je Uczestnikowi za pośrednictwem poczty e-mail najpóźniej do 17 października 2024 r. do godz. 23.59.
  6. Nagrodzone projekty i Nagroda Specjalna SAPR są ogłaszane w ustalanym przez Organizatora dniu. Wyniki zostaną przekazane w zamkniętych kopertach przez Audytora Konkursu oraz ogłoszone przez speakerów podczas wręczenia nagród „PR Wings”.

§6
NAGRODY I ZAPROSZENIA

  1. Jeśli więcej niż jeden nominowany projekty lub więcej niż jedna nominowane osoby dostaną dokładnie taką samą liczbę punktów, Jury „PR Wings” i Przewodniczący mogą przyznać nagrodę ex aequo.
  2. Uczestnik, którego projekt znalazł się w finale, otrzymuje jednoosobowe zaproszenie na Galę, która odbędzie się 13 listopada 2024 r. w Warszawie.
  3. Dodatkowe zaproszenia na Galę można zakupić u Organizatora po wypełnieniu formularza. Koszt zakupu dodatkowego zaproszenia jest ustalany przez Organizatora.
  4. Potwierdzenie uczestnictwa w Gali jest zgłaszane Organizatorowi nie później niż do 30 października 2024 r. Z uwagi na kwestie organizacyjne osoby które nie spełnią tego warunku, nie będą miały możliwości wzięcia udziału w Gali.
  5. Uczestnik, którego projekt został najwyżej oceniony w danej kategorii otrzymuje jedną statuetkę „PR Wings”.
  6. Dodatkową statuetkę (np. w sytuacji, gdy jest więcej niż jeden zgłaszający wygrany projekt, a każdy z nich chciałby mieć nagrodę na własność) można dokupić u Organizatora, koszt statuetki wynosi 980 zł netto + 23% VAT. Podmiot zamawiający dodatkową statuetkę ponosi koszty statuetki oraz koszty wysyłki statuetki na wskazany przez siebie adres.
  7. W przypadku wystąpienia siły wyższej Organizator ma możliwość zmiany terminu Gali lub całkowitego jej odwołania. Za siłę wyższą należy rozumieć wszelkie nadzwyczajne zdarzenia zewnętrzne, a w szczególności zjawiska wywołane siłami natury oraz działania władzy publicznej (w tym zmiany prawne), których skutków nie da się przewidzieć albo co do których brak jest możliwości przewidzenia, jakie ograniczenia będą wywoływać na dzień Gali, choćby istniały już uprzednio.

§7
NAGRODA SPECJALNA SAPR

  1. Wszystkie projekty zgłoszone do Konkursu zgodnie z § 2, niezależnie od zgłoszonej kategorii, bez dodatkowych zgłoszeń i opłat biorą też udział w głosowaniu w ramach kategorii specjalnej (dalej ,,Nagroda Specjalna SAPR„).
  2. Nagrodę Specjalną SAPR otrzymuje zgłoszony w danej edycji projekt wyłoniony przez jury (dalej ,,Jury Specjalne SAPR„), składające się z przedstawicieli agencji członkowskich SAPR.
  3. Do delegowania jednego przedstawiciela Jury Specjalnego SAPR uprawniona jest każda agencja członkowska SAPR, która w momencie ogłoszenia Konkursu danej edycji spełnia wszystkie kryteria członkostwa SAPR.
  4. Agencja członkowska SAPR może delegować do Jury Specjalnego SAPR tylko taką osobę, która jest pracownikiem, właścicielem, współwłaścicielem, udziałowcem danej agencji członkowskiej lub stałym współpracownikiem współpracującym z daną agencją od co najmniej roku. W przypadku wątpliwości co do spełniania powyższych kryteriów głos decydujący ma Organizator.
  5. Ciałem decyzyjnym w kwestiach takich jak: tryb oraz terminy zgłoszeń reprezentantów do Jury Specjalnego SAPR, ogłoszenie składu Jury Specjalnego SAPR, regulamin prac organizacyjnych Jury Specjalnego SAPR itp. jest Organizator, reprezentowany przez Zarząd SAPR.
  6. Prace Jury Specjalnego SAPR odbywają się w terminie 9 września – 6 października 2024 r.
  7. Ogłoszenie Nagrody Specjalnej SAPR odbywa się na Gali.
  8. Audytor oraz Organizator monitorują postęp oraz prawidłowość prac członków Jury.

§8
DANE OSOBOWE

  1. Administratorem danych osobowych jest Organizator.
  2. Dane osobowe przetwarzane będą wyłącznie w celu przeprowadzenia Konkursu. Podstawą prawną jest niezbędność ich przetwarzania w celu świadczenia przez Organizatora usług za pomocą Platformy prwings.pl dla celów realizacji Konkursu (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 b) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE oraz Ustawy z 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych („RODO”).
  3. Dane osobowe są przetwarzane wyłącznie w celu przeprowadzenia Konkursu i jego promocji. Nieudzielenie zgody na przetwarzanie danych osobowych przez Uczestnika wiąże się z brakiem możliwości udziału w Konkursie.
  4. Uczestnik Konkursu ma prawo do dostępu do swoich danych, ich zmiany oraz usunięcia.

§8
POSTANOWIENIA KOŃCOWE I REKLAMACJE

  1. Reklamacje dotyczące Konkursu mogą być zgłaszane za pośrednictwem poczty e-mail na adres kontakt@sapr.com.pl w czasie trwania Konkursu, jednak nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia Konkursu i wydania Nagród. Reklamacja powinna zawierać informacje o Uczestniku, jakiego projektu dotyczy oraz dokładny opis zdarzenia.
  2. Organizator rozpatruje reklamacje w ciągu 14 dni od ich wpłynięcia i przesyła swoją decyzję w formie pisemnej na wskazany w reklamacji adres e-mail.
  3. Organizator nie przyjmuje reklamacji dotyczących werdyktu Jury.
  4. Skrócony opis Konkursu może znajdować się na stronie prwings.pl lub w innych materiałach promocyjnych.
  5. Uczestnik biorący udział w Konkursie zobowiązany jest przed dokonaniem zgłoszenia zapoznać się z postanowieniami Regulaminu.
  6. Naruszenie jakiekolwiek postanowienia Regulaminu daje możliwość wykluczenia Uczestnika i jego projektu z Konkursu.
  7. Uczestnicy biorą udział w Konkursie dobrowolnie i na własny koszt.
  8. W kwestiach nieuregulowanych Regulaminem stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego i inne przepisy prawa.