REGULAMIN KONKURSU PR WINGS 2021

 § 1 POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Organizatorem Konkursu pod nazwą „PR Wings” (dalej „Konkurs”) jest Stowarzyszenie Agencji Public Relations (SAPR) z siedzibą w Warszawie, wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XIII wydział Gospodarczy pod numerem KRS: 0000876630, NIP: 951-251-26-01, REGON: 387911368 (dalej „Organizator”).
2. Ciałem decyzyjnym w kwestiach takich jak: regulamin, kwestie sporne, prace organizacyjne itp. jest Organizator Konkursu „PR Wings”, reprezentowany przez Zarząd SAPR.
3. Audytorem Konkursu jest osoba fizyczna, prawna lub jednostka organizacyjna wybierana przez Organizatora (dalej „Audytor”), do której zadań należy: nadzór nad zgodnością prac jury, tajnością Konkursu, sprawdzanie wyników głosowania zgodnie z Regulaminem, dostarczenie wyników Konkursu na wręczenie nagród „PR Wings”. Nad prawidłowym przebiegiem Konkursu PR Wings 2021 będzie czuwała Kancelaria MDDP Olkiewicz i Wspólnicy Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych.
4. Konkurs „PR Wings” ma wyłonić i nagrodzić najbardziej efektywne, kreatywne i innowacyjne projekty z zakresu szeroko rozumianej komunikacji i PR zrealizowane w 2020 r. oraz promować profesjonalne i etyczne praktyki w zakresie public relations i komunikacji.

§ 2 ZGŁOSZENIA i UCZESTNICY

1. W Konkursie „PR Wings” można zgłaszać projekty, które były realizowane pomiędzy 1 stycznia a 31 grudnia 2020 r. oraz w kategorii Osobowość Roku osoby, które wyróżniły się na polu komunikacji w tym okresie.
2. Do Konkursu „PR Wings” nie mogą być zgłaszane projekty, które były prezentowane w jego poprzednich edycjach.
3. Uczestnikami Konkursu (dalej: „Uczestnik”) mogą być podmioty z branży PR i marketingowej, reklamy oraz agencje digital i interaktywne, firmy prywatne, administracja publiczna, media, organizacje pozarządowe i wszystkie inne, których zgłoszenia wpisują się w kategorie Konkursu „PR Wings”.
4. Jeżeli Uczestnik należy do Grupy agencji, możliwe jest dopisanie do zgłoszenia nazwy innych podmiotów zaangażowanych w realizację zgłaszanego projektu lub nazwy Grupy, w ramach której działa podmiot zgłaszający.
5. W przypadku, gdy Uczestnikiem jest podmiot realizujący zgłaszany projekt jako usługodawca, taki Uczestnik w każdym zgłoszeniu musi przedstawić nazwę podmiotu (dalej: „Klient”), dla którego zrealizował projekt. Klient może być współzgłaszającym w Konkursie.
6. Jeśli projekt był prowadzony przez więcej niż jedną agencję, podmioty mogą zgłosić go do Konkursu wspólnie (dalej: „Zgłoszenie Wspólne”). Równocześnie organizator nie odpowiada za pominięcie takiego podmiotu w zgłoszeniu.
7. Organizator ma prawo do podjęcia decyzji o zakwalifikowaniu projektu jako Zgłoszenie Wspólne, jeśli ten sam projekt zostanie zgłoszony przez dwa podmioty – dwie agencje.
8. Jednocześnie Organizator przewiduje maksymalnie 1 Podmiot Zgłaszający oraz do 3 współzgłaszających („Współzgłaszający”). Podmiot Zgłaszający jest odpowiedzialny proceduralnie za poprawność Zgłoszenia i to z nim, w przypadku niejasności i konieczności doprecyzowania Zgłoszenia, będzie kontaktował się Organizator.
9. Do konkursu (szczegółowy opis na stronie prwings.pl) można zgłaszać projekty w następujących kategoriach (dalej: „Kategorie”):
   1. Public Affairs i Lobbying,
   2. PR korporacyjny,
   3. PR innowacja roku – kampania następnej generacji,
   4. PR Produktowy,
   5. Największy wpływ społeczny (CSR),
   6. Komunikacja kryzysowa,
   7. Komunikacja w social media i influencer marketing,
   8. Angażujący event,
   9. Osobowość roku,
   10. Zmiana biznesowa, komunikacyjny game changer,
   11. Komunikacja Business to Business,
   12. Efektywność roku,
   13. Komunikacja na rynkach międzynarodowych.
10. Jeden projekt można zgłaszać do kilku kategorii. Warunkiem koniecznym jest uiszczenie przez Uczestnika opłat za każdą ze zgłaszanych Kategorii.
11. Przewodniczący Jury i Organizator „PR Wings” zastrzegają sobie prawo do zmiany Kategorii danego projektu, jeśli w ich ocenie należy go zgłosić do innej Kategorii. Zmiana Kategorii zostanie wcześniej potwierdzona z Uczestnikiem Konkursu.
12. W kategorii Osobowość Roku nie można wnieść zgłoszenia we własnym imieniu. Mogą to zrobić wyłącznie podmioty trzecie wymienione w § 2 pkt 3 Regulaminu.
13. Zgłoszenie zostaje przyjęte i zakwalifikowane do konkursu „PR Wings”, jeśli formularz został wypełniony zgodnie z wytycznymi i został zgłoszony w formie elektronicznej na platformie prwings.pl (dalej: „Platforma”), pliki zawierają nazwę kampanii, zostało złożone oświadczenie o prawdziwości danych zawartych w plikach, a na adres biuro@PRwings.pl zostało przesłane potwierdzenie dokonania wpłaty.
14. W Zgłoszeniu – oprócz kategorii Osobowość Roku – należy w sposób precyzyjny wskazać, czy projektowi towarzyszyły działania reklamowe i/lub inne działania marketingowe i przedstawić efekty, jakie zostały osiągnięte wyłącznie w ramach kampanii PR.
15. Zgłaszający dodaje oświadczenie, że ma prawo lub zgody, aby zgłosić dany projekt/kampanię do Konkursu od Klienta. Uczestnik udziela Organizatorowi praw oraz wszelkich licencji do nieograniczonego czasowo i terytorialnie przechowywania projektów i materiałów oraz korzystania z nich w następujących celach: promowanie Konkursu, promowanie Uczestników, działania informacyjne i reklamowe, wydawanie elektronicznych lub papierowych katalogów/materiałów marketingowych, wystaw, pokazów i publicznych prezentacji, publikowanie w prasie i mediach, w celach szkoleniowych. Zgodnie z postanowieniem Organizator nie złamie tym samym art. 50 ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych, a materiały stają się jego własnością z chwilą przekazania.
16. W kategorii Osobowość Roku zgłoszenia należy wnosić w oddzielnym dla tej Kategorii formularzu umieszczonym przez Organizatora na Platformie.
17. Wszystkie projekty zgłoszone do Konkursu, niezależnie od zgłoszonej Kategorii, zgodnie postanowieniami § 7 poniżej biorą udział w wyborze Nagrody Specjalnej SAPR.

 

§ 3 OPŁATY

1. Opłat za zgłoszenie projektu do jednej lub więcej Kategorii dokonuje Uczestnik i Współzgłaszający. Uczestnik/Współzgłaszający dokonują opłat na konto Organizatora nr 71 1140 2004 0000 3802 8088 8092, tytułem: Opłata za zgłoszenie do PR Wings_nazwa kampanii.
2. Wysokość opłaty jest uzależniona od daty zgłoszenia projektu do Konkursu oraz od posiadania członkostwa w Stowarzyszeniu Agencji Public Relations i wynosi odpowiednio:

• I termin: 5-15 lipca 2021 r. – 190 zł netto
• II termin: 15-31 lipca 2021 r. – 290 zł netto
• III termin (last minute): 1-6 sierpnia 2021 r. – 450 zł netto.

3. Podmioty zrzeszone w SAPR za udział w konkursie „PR Wings” otrzymują 20% rabat od powyższych opłat.
4. Instytucje administracji publicznej, organizacje pozarządowe oraz kultury mogą ubiegać się o specjalny rabat, który indywidualnie przyznaje Organizator konkursu „PR Wings”.
5. Opłata obejmuje dla Uczestnika: czynności kwalifikacji zgłoszenia, ocenę przez jury, potencjalną kwalifikację do finału, wręczenie nagród – jeden wstęp na Galę rozdana nagród, o ile taka będzie mogła być zorganizowana, a w przypadku zwycięstwa – statuetkę.

 

§ 4 JURY

1. Zwycięskie projekty oraz Osobowość Roku są wyłaniane przez jury Konkursu (dalej „Jury”) wybrane przez Organizatora Konkursu. Konkurs
2. Wszyscy członkowie Jury przed rozpoczęciem prac składają oświadczenie, że zapoznali się z Regulaminem Konkursu i zobowiązali się do jego przestrzegania, podpisali deklarację zaangażowania w prace Jury oraz oświadczenie o zachowaniu poufności.
3. Nagrodzone projekty oraz Osobowość Roku są ogłaszane w dniu ustalonym przez Organizatora. Wyniki zostaną przekazane w zamkniętych kopertach przez Audytora Konkursu oraz ogłoszone podczas uroczystości wręczenia nagród „PR Wings”.
4. W wyniku głosowania większością zwykłą Jury powołuje przewodniczącego grupy jurorskiej (dalej „Przewodniczący Jury”), którego rolą jest nadzorowanie i kierowanie pracami Jury. Podczas oceny projektów Przewodniczący Jury ma prawo do oddania takiego samego głosu jak pozostali jurorzy.
5. Wybór Przewodniczącego Jury, wraz z regulaminem tego wyboru, organizuje Organizator Konkursu nie później niż dzień przed rozpoczęciem określonego poniżej I etapu głosowania Jury.
6. Jury ocenia zgłoszenia konkursowe w dwóch etapach, wyłącznie online, zgodnie z postanowieniami § 5 pkt 1 Regulaminu.
7. Organizator może pozbawić Jurora prawa uczestnictwa w II etapie, jeśli w określonym terminie I etapu nie oceni on przypisanej mu liczby zgłoszeń.
8. Juror nie ma prawa do oceny projektów, jeśli jest autorem ocenianego projektu, zarządza/zarządzał Agencją/podmiotem zgłaszającym dany projekt lub pracował w zespole realizującym projekt. W takich przypadkach, jeśli system nie wyłączył go z głosowania, jest on zobowiązany do zaznaczenia na Platformie lub w formularzu oceny „wstrzymuję się od głosu”/„konflikt interesów” w ocenie tego zgłoszenia.
9. Juror nie ma prawa do oceny zgłoszeń w kategorii Osobowość Roku, jeśli – bezpośrednio lub pośrednio – jest związany z podmiotem zgłaszającym daną osobę w tej kategorii, pracuje lub w roku 2020 pracował w zespole ze zgłaszaną osobą, jest z nią spokrewniony, w związku małżeńskim lub formalnym związku biznesowym albo sam został zgłoszony jako kandydat w kategorii Osobowość Roku. W takich przypadkach jest zobowiązany do wyłączenia się z głosowania w tej kategorii.
10. Jurorzy otrzymują od Organizatora dostęp do Platformy, gdzie będą znajdować się zgłoszone projekty i osoby konkursowe.
11. Audytor, Organizator Konkursu oraz Przewodniczący Jury monitorują postęp prac członków Jury.

§ 5 OCENY PROJEKTÓW

1. Projekty zostaną wybrane przez Jury w dwóch etapach odbywających się online:

• I Etap – głosowanie online do 31 sierpnia 2021 r., cel: nominowanie do 3 prac finałowych w każdej kategorii i trzech nominowanych w kategorii Osobowość Roku. Materiały: formularz zgłoszenia.
• II Etap – głosowanie online do 8 września 2021 r., cel: wyłonienie zwycięzcy w każdej kategorii. W szczególnej sytuacji Organizator może przedłużyć czas trwania Etapu II (na wniosek jurorów lub z własnej inicjatywy). W drugim Etapie wymagane jest od Uczestnika złożenie dodatkowych materiałów, tj. prezentacji projektu lub kandydata w kategorii Osobowość Roku – maksymalnie 20 slajdów, filmów, grafik, wykresów. Waga zgłoszenia nie powinna przekraczać 100 MB. Materiały powinny być opisane wedle klucza: PR korporacyjny_nazwa projektu_SAPR.

2. Wszystkie projekty, oprócz kategorii Osobowość Roku, w Etapie I oceniane są w punktacji od 1-10 za poszczególne poniższe obszary:

• Wyzwanie i analiza – określenie barier, jakie były wymagane do przezwyciężenia w ramach projektu, kontekst rynkowy/społeczny i jego zrozumienie przez Uczestnika. Jury określa też stopień skomplikowania i trudności całego projektu. Dodatkowo oceniane jest analityczne podejście do wyzwania, głębokość analizy i jej wniosków do strategii, w tym zakres wykonanych badań z wykorzystaniem określonych metod i technik badawczych. Tutaj w szczególności promowane są projekty, w ramach których wykonano analizy, do których zastosowano zaawansowane techniki i metody, takie jak badania społeczne, jakościowe/ilościowe, badania zmian zachowań konsumenckich, analizy medialne.
• Strategia i idea: określenie kluczowych obserwacji analitycznych (insights), na bazie których stworzono strategię i odpowiednie dopasowanie celów komunikacyjnych. Celem jurorów będzie określenie, czy idea komunikacyjna była adekwatna do zdiagnozowanych w toku badań wyzwań, czy była odpowiednia do postawionych celów, czy była innowacyjna i oryginalna w ramach analizowanej kategorii. Jurorzy będą oceniali sposób, w jaki Uczestnik dobrał środki oddziaływania na grupy docelowe oraz przekazy komunikacyjne i jakich efektów (KPI) się spodziewał.
• Kreacja: jurorzy oceniają, w jakim stopniu strategia i idea komunikacyjna zostały odzwierciedlone w kreacji. Analizowane będzie to, czy przekaz i forma korelowały ze sobą i były względem siebie spójne.
• Taktyka: jurorzy będą zwracali uwagę na dobór narzędzi komunikacyjnych do strategii, a także na to, jak w stosunku do założonych celów działania rozplanowano w czasie (harmonogram).
• Ewaluacja: pokazanie realnego wpływu projektu na osiągnięcie założonych celów lub oczekiwaną zmianę. Promowane są tutaj udokumentowane efekty (badania własne lub przeprowadzone przez niezależny instytut).
  Jeżeli celem działań dla klienta była zmiana postaw wśród określonych interesariuszy (nie tylko klienta końcowego), oceniane będzie wykorzystanie ankiet i badań (badania jakościowe, CAWI, CATI, FGI czy IDI.) Warto przedstawić następujące wskaźniki:
  • wskaźniki marki: wskaźniki świadomościowe (świadomość, świadomość spontaniczna etc.), wskaźniki wizerunkowe (skojarzenia, wartości, intencja zakupu etc.);
  • wskaźniki mediowe (earned, shared, owned, paid): reach, impression, zasięg płatny versus organiczny w SM, engagement (shares, likes, views etc.), liczba ogólnych wyników (we wszystkich źródłach), kryterium wydźwięku: pozytywnego, negatywnego, najbardziej interaktywne wpisy w kanałach social media, najaktywniejsze strony, na których występuje marka;
  • wskaźniki sprzedaży: wewnętrzne dane klienta, pokazujące przykładowo to, jak dana kampania wpłynęła na sprzedaż, np. ujęcie year-to-year.

3. W kategorii Osobowość Roku każdy z jurorów nominuje tylko jedną osobę spośród wszystkich zgłoszonych w tej kategorii.
4. Po zakończeniu głosowania w Etapie I Audytor w każdej z kategorii dokonuje podliczenia punktów zdobytych przez zgłoszenia i przedstawia Organizatorowi oraz Jury Nominacje (3 prace w każdej kategorii projektowej i 3 nominowanych w kategorii Osobowość Roku). Audytor przekaże te informacje w terminie nie dłuższym niż tydzień od zakończenia I Etapu.
5. W Etapie II nominowane projekty i osoby w kategorii Osobowość Roku są oceniane w skali od 1 do 3 punktów w głosowaniu tajnym 3 punkty dostaje najlepsza praca lub osoba, 2 punkty – druga, 1 punkt – trzecia.
6. Audytor oblicza średnią ocen przyznanych przez jurorów w zaokrągleniu do dwóch miejsc po przecinku. Nie bierze się pod uwagę ocen jurorów wykluczonych z głosowania nad danym projektem ze względu na konflikt interesów.
7. Lista Nominacji będzie dostępna po zakończeniu Etapu I na stronie sapr.com.pl oraz www.prwings.pl, a także Organizator przekaże je Uczestnikowi za pośrednictwem poczty
   e-mail.
8. Po zakończeniu głosowania w Etapie II Audytor w każdej z kategorii dokonuje podliczenia punktów zdobytych przez nominowane projekty i przedstawia Organizatorowi. Audytor przekaże te informacje w terminie nie dłuższym niż tydzień od zakończenia II Etapu.
9. Organizator Konkursu może obniżyć próg punktowy wejścia do finału.
10. Nagrodzone projekty, Osobowość Roku i Nagroda Specjalna SAPR są ogłaszane w ustalanym przez Organizatora dniu. Wyniki zostaną przekazane w zamkniętych kopertach przez Audytora Konkursu oraz ogłoszone przez speakerów podczas wręczenia nagród „PR Wings”.

 

§ 6 NAGRODY

1. Jeśli dwa nominowane projekty lub dwie nominowane osoby dostaną dokładnie taką samą liczbę punktów, Jury „PR Wings” i Przewodniczący mogą przyznać nagrodę ex aequo.
2. Uczestnik, którego projekt znalazł się w finale, otrzymuje jednoosobowe zaproszenie na Galę „PR Wings”, jeśli taka będzie mogła być zorganizowana.
3. Dodatkowe zaproszenia na Galę można zakupić u Organizatora po wypełnieniu formularza. Koszt jest corocznie ustalany przez Organizatora.
4. Uczestnik, którego projekt został najwyżej oceniony w danej kategorii, oraz zwycięzca w kategorii Osobowość Roku otrzymuje jedną statuetkę „PR Wings”.
5. Dodatkową statuetkę (np. w sytuacji, gdy jest więcej niż jeden zgłaszający wygrany projekt, a każdy z nich chciałby mieć nagrodę na własność) można dokupić u Organizatora, koszt statuetki wynosi 490 zł netto + 23% VAT.

 

§ 7 NAGRODA SPECJALNA SAPR

1. Wszystkie projekty zgłoszone do Konkursu zgodnie z § 2, niezależnie od zgłoszonej kategorii, bez dodatkowych zgłoszeń i opłat biorą też udział w wyborze Nagrody Specjalnej SAPR. Nagroda Specjalna SAPR dotyczy tylko projektów i nie obejmuje zgłoszeń osób w kategorii Osobowość Roku.
2. Nagrodę Specjalną SAPR otrzymuje zgłoszony w danej edycji projekt wyłoniony przez Jury Specjalne SAPR, składające się z przedstawicieli agencji członkowskich SAPR.
3. Do delegowania jednego przedstawiciela Jury Specjalnego SAPR uprawniona jest każda agencja członkowska SAPR, która w momencie ogłoszenia Konkursu danej edycji spełnia wszystkie kryteria członkostwa SAPR.
4. Agencja członkowska SAPR może delegować do Jury Specjalnego SAPR tylko taką osobę, która jest pracownikiem, właścicielem, współwłaścicielem, udziałowcem danej agencji członkowskiej lub stałym współpracownikiem współpracującym z daną agencją od co najmniej roku. W przypadku wątpliwości co do spełniania powyższych kryteriów głos decydujący ma Organizator Konkursu.
5. Ciałem decyzyjnym w kwestiach takich jak: tryb oraz terminy zgłoszeń reprezentantów do Jury Specjalnego, ogłoszenie składu Jury Specjalnego SAPR, regulamin prac organizacyjnych Jury Specjalnego itp. jest Organizator konkursu „PR Wings”, reprezentowany przez Zarząd SAPR.
6. Prace Jury Specjalnego SAPR odbywają się online w dwóch etapach:

• I Etap – głosowanie online do 31 sierpnia 2021 r., cel: nominowanie do 3 prac finałowych do Nagrody Specjalnej SAPR.
• II Etap – głosowanie online do 8 września 2021 r., cel: wyłonienie zwycięzcy Nagrody Specjalnej SAPR.

7. Ogłoszenie Nagrody Specjalnej SAPR odbywa się na Gali „PR Wings”.
8. Audytor oraz Organizator konkursu monitorują postęp oraz prawidłowość prac członków Jury.

 

§ 8 DANE OSOBOWE

1. Administratorem danych osobowych jest Organizator „PR Wings”.
2. Dane osobowe przetwarzane będą wyłącznie w celu przeprowadzenia Konkursu. Podstawą prawną jest niezbędność ich przetwarzania w celu świadczenia przez Organizatora usług za pomocą platformy prwings.pl dla celów realizacji Konkursu (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 b) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE oraz Ustawy z 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych („RODO”).
3. Dane osobowe są przetwarzane wyłącznie w celu przeprowadzenia konkursu i jego promocji. Nieudzielenie zgody na przetwarzanie danych osobowych przez Uczestnika wiąże się z brakiem możliwości udziału w Konkursie.
4. Uczestnik Konkursu ma prawo do dostępu do swoich danych i ich zmiany.

  

§ 9 POSTANOWIENIA KOŃCOWE I REKLAMACJE

1. Reklamacje dotyczące konkursu mogą być zgłaszane za pośrednictwem poczty e-mail na adres biuro@prwings.pl w terminie 7 dni od momentu, kiedy jest podstawa reklamacji. Reklamacja powinna zawierać informacje o Uczestniku, jakiego projektu dotyczy oraz dokładny opis zdarzenia.
2. Organizator rozpatruje reklamacje w ciągu 14 dni od ich wpłynięcia i przesyła swoją decyzję w formie pisemnej na wskazany w reklamacji adres e-mail.
3. Organizator nie przyjmuje reklamacji dotyczących werdyktu Jury.
4. Skrócony opis Konkursu może znajdować się na stronie prwings.pl lub w innych materiałach promocyjnych.
5. Naruszenie jakiekolwiek postanowienia Regulaminu daje możliwość wykluczenia Uczestnika i jego projektu z Konkursu.
6. Uczestnicy biorą udział w Konkursie dobrowolnie i na własny koszt.